Horário de check-in em hotéis: tudo o que você precisa saber como hoteleiro

Um processo de check-in tranquilo é essencial para criar uma primeira impressão positiva e aumentar a satisfação dos hóspedes. Muitas vezes, os hóspedes têm necessidades específicas, como check-in antecipado, assistência com a bagagem ou opções de check-out tardio. Atender a essas solicitações pode melhorar a experiência deles e aumentar a fidelidade, principalmente quando combinado com um programa de fidelidade robusto do hotel.

Neste blog, abordaremos tudo o que os hoteleiros precisam saber sobre políticas de check-in e check-out, desde o gerenciamento dos horários de chegada até o tratamento de solicitações de check-out tardio. Também discutiremos como check-ins flexíveis e programas de fidelidade podem aumentar a retenção de hóspedes e otimizar as operações do hotel para uma melhor experiência geral do hóspede.

Qual é o horário padrão para check-in em hotéis?

O horário padrão de check-in em hotéis geralmente é entre 14h e 16h . Esse período permite tempo suficiente para que a equipe de limpeza prepare os quartos, garantindo que cada quarto esteja pronto para o próximo hóspede. O horário de chegada é essencial para gerenciar a ocupação do hotel e proporcionar aos hóspedes uma transição tranquila para suas acomodações. Embora alguns viajantes possam solicitar o check-in antecipado para relaxar ou se refrescar após um longo voo, a maioria dos hotéis garante que os quartos estejam disponíveis e prontos nesse horário padrão. Os hotéis costumam acomodar chegadas antecipadas com a opção de guardar a bagagem na recepção ou cobrar uma taxa para acesso antecipado ao quarto.

Embora o horário típico de check-in seja à tarde, alguns hotéis oferecem flexibilidade, com check-ins antecipados a partir das 12h ou check-ins tardios até às 16h ou 17h. Essa flexibilidade pode ser particularmente atraente para viajantes que precisam de mais tempo para descansar ou relaxar, especialmente após um voo ou uma longa viagem. Oferecer um horário padrão de check-in permite que o hotel otimize as operações, mas proporcionar flexibilidade pode aumentar a satisfação do hóspede, principalmente quando combinado com programas de fidelidade ou acomodações personalizadas. Os hotéis podem usar opções de check-in móvel para tornar esse processo ainda mais simples e oferecer comodidades como tratamentos de spa, que os hóspedes podem reservar com antecedência, tornando sua estadia mais agradável.

Os horários de check-in podem variar dependendo da categoria do hotel. Para saber mais sobre isso, leia: Diferentes Tipos de Hotéis: Uma Visão Geral Rápida

Quais são as regras padrão para check-in em hotéis?

Aqui estão as regras essenciais para uma experiência de check-in tranquila e eficiente em hotéis, garantindo que os hóspedes se sintam acolhidos e acomodados.

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a. Check-in antecipado e check-out tardio

Os hotéis geralmente permitem check-in antecipado e check-out tardio, mas normalmente com uma taxa adicional ou como benefício de um programa de fidelidade. Por exemplo, a rede Standard Hotels cobra uma taxa de 5% pelo pacote "check-in a qualquer hora", que oferece flexibilidade aos viajantes em relação ao horário de chegada. Os hóspedes que chegam antes do horário padrão de check-in podem consultar a disponibilidade de quartos na recepção, enquanto aqueles que precisam de um horário de check-out mais tarde geralmente podem estender sua estadia por algumas horas, facilitando o agendamento de voos ou outras necessidades de viagem.

b. Horário de chegada flexível

Muitos hotéis entendem que voos e viagens nem sempre coincidem com os horários de check-in, por isso oferecem flexibilidade nos horários de chegada sempre que possível. Programas de fidelidade de hotéis podem oferecer opções de check-in antecipado ou tardio para membros, enquanto outros hotéis permitem essa flexibilidade mediante uma pequena taxa. Horários de check-in flexíveis facilitam a experiência de viagem, garantindo que os quartos estejam disponíveis quando os viajantes chegam, permitindo que os hóspedes relaxem e se acomodem rapidamente.

c. Requisitos de identificação

Quase 99% dos hotéis exigem um identidade válido emitido pelo governo para o check-in, a fim de verificar a identidade dos hóspedes. Essa etapa é crucial para hotéis e redes internacionais, garantindo segurança e conformidade com as exigências legais. A equipe da recepção verificará os documentos de identificação na chegada, assegurando um processo seguro e tranquilo para todos os hóspedes.

d. Confirmação da reserva

Durante o check-in, a equipe do hotel confirmará os detalhes da reserva, como tipo de quarto, duração da estadia, tarifa e quaisquer pedidos especiais. Os hóspedes são encorajados a verificar esses detalhes para garantir que a acomodação atenda às suas preferências. Um processo de confirmação claro ajuda a evitar qualquer mal-entendido sobre as comodidades do quarto, a duração da estadia ou a tarifa.

Otimize seus anúncios de hotel nos principais sites de reservas e melhore a visibilidade para impulsionar as reservas: Otimize seus anúncios de hotel para aumentar as reservas - Tudo o que você precisa saber

e. Depósito ou pagamento de segurança

Os hotéis geralmente exigem um depósito de segurança ou o pagamento de uma taxa no cartão de crédito para cobrir despesas extras, o que é um procedimento padrão no check-in. Esse depósito pode cobrir custos adicionais por comodidades do quarto ou eventuais solicitações de check-out tardio. Embora os hotéis não sejam obrigados a divulgar o valor exato retido antecipadamente, recomenda-se que os viajantes perguntem sobre o valor para se manterem informados sobre as despesas relacionadas à sua estadia.

Qual é o procedimento de check-in em hotéis?

Veja como os hotéis podem otimizar cada etapa do processo de check-in para maior eficiência e satisfação dos hóspedes:

1. Saudação aos convidados

Uma saudação calorosa e profissional dá o tom da estadia. Treine a equipe da recepção para cumprimentar cada hóspede pelo nome, se possível, criando uma atmosfera acolhedora desde a chegada. Descubra dicas essenciais para receber e saudar os hóspedes do hotel com cordialidade neste artigo .

2. Confirmação da reserva

Confirme rapidamente os detalhes da reserva, incluindo o tipo de quarto, a duração da estadia e quaisquer pedidos especiais. O uso de sistemas de check-in móvel pode agilizar esse processo, fornecendo ao hóspede uma confirmação imediata e definindo expectativas claras.

3. Coleta de documentos de identificação e pagamento

Verifique a identificação dos hóspedes de forma eficiente e processe depósitos ou pagamentos com sistemas de pagamento seguros e rápidos. Muitos hotéis implementam opções de check-in móvel ou pagamento antecipado para agilizar essa etapa e minimizar o tempo de espera.

4. Atribuição de quarto

Atribua os quartos com base na disponibilidade e nas preferências, garantindo que os hóspedes que chegam mais cedo ou aqueles com pedidos específicos sejam acomodados sempre que possível. A flexibilidade nos tipos de quarto, como a disponibilidade de diárias, é uma boa ideia para maximizar a ocupação sem sacrificar o conforto.

5. Emissão de chaves

Entregue as chaves do quarto ou ative as chaves digitais para acesso sem contato. O uso de sistemas de chaves digitais permite que os hóspedes acessem seus quartos pelo smartphone, evitando possíveis atrasos na recepção.

6. Explicar as comodidades e políticas

Forneça uma visão geral rápida das comodidades do hotel, políticas, horário de check-out e acesso Wi-Fi. Um guia impresso ou digital das comodidades do hotel é útil, garantindo que os hóspedes estejam cientes do spa, áreas de descanso e outras opções de relaxamento disponíveis durante a estadia. Descubra as comodidades essenciais do hotel que aprimoram a experiência dos hóspedes neste artigo .

7. Acompanhamento ou indicações para o quarto

Ofereça-se para acompanhar os hóspedes até seus quartos ou dê instruções claras, especialmente em propriedades maiores ou redes hoteleiras. Esse gesto garante que os hóspedes cheguem aos seus quartos confortavelmente e se sintam orientados no ambiente, ajudando-os a relaxar e se acomodar.

Como os hotéis podem otimizar o processo de check-in?

Veja como os hotéis podem otimizar cada etapa do processo de check-in para aumentar a eficiência e a satisfação dos hóspedes:

a. Implementar quiosques de check-in

Os totens de autoatendimento permitem que os hóspedes gerenciem rapidamente o check-in, a seleção de quartos e até mesmo o horário de check-out, reduzindo o tempo de espera na recepção. Com 84% dos viajantes preferindo opções de autoatendimento, os totens proporcionam uma experiência de check-in mais ágil, permitindo que os hóspedes cuidem dos detalhes da sua chegada de forma independente e liberando a equipe para atender outras necessidades dos hóspedes.

Descubra os sistemas tecnológicos essenciais para hotéis modernos: O Conjunto de Tecnologias para Hotelaria - Uma Visão Geral dos Sistemas que os Hotéis Realmente Precisam

b. Adote o check-in sem contato

O check-in móvel e as opções de chave digital garantem uma experiência tranquila e segura, permitindo que os hóspedes acessem seus quartos diretamente pelo smartphone. O check-in sem contato reduz o contato físico, oferece mais comodidade para hóspedes que chegam tarde e libera recursos da recepção para um atendimento personalizado, o que aumenta a satisfação dos hóspedes e a eficiência do hotel.

Descubra como os hotéis modernos estão aproveitando dados, IoT, IA e muito mais para se manterem competitivos na era digital: O Futuro da Tecnologia Hoteleira: Ferramentas e Soluções Essenciais para Hotéis Modernos

c. Ofereça horários flexíveis de check-in e check-out

Horários flexíveis de check-in e check-out são uma ótima ideia, especialmente para hóspedes com voos de madrugada ou tarde da noite, e oferecem mais comodidade para viajantes mais jovens. Os hotéis podem oferecer opções como check-out tardio ou check-in antecipado mediante uma taxa adicional, atendendo a diferentes horários e aumentando a receita.

d. Check-in online antes da chegada

Habilitar o check-in online antes da chegada simplifica o processo, reduzindo a burocracia e dando aos hóspedes tempo suficiente para relaxar ao chegarem ao hotel. Com 40% dos viajantes preferindo fazer o check-in pelo site do hotel, essa opção antecipada agiliza o processo, permitindo que a equipe prepare os quartos de acordo com as preferências e necessidades do hóspede.

e. Opções adicionais de upgrade para check-in antecipado e upgrades de quarto

Com uma estratégia eficaz de upselling, os hotéis podem aumentar a receita em até 14% . Oferecer check-in antecipado, upgrades de quarto ou comodidades premium por meio de pré-check-in online ou no totem de autoatendimento aprimora a experiência do hóspede, atendendo a preferências personalizadas, maximizando o conforto e garantindo que os quartos estejam prontos para recebê-los na chegada.

Otimize suas políticas de check-in e check-out por meio do gerenciamento de anúncios com MARA AI

Agilizar os processos de check-in e check-out é crucial para qualquer hotel que busque aumentar a satisfação dos hóspedes e a eficiência operacional. MARA AI oferece uma abordagem inovadora para gerenciar esses processos com facilidade. Ao centralizar as respostas às avaliações e as informações dos hóspedes, os hotéis podem adaptar suas políticas para melhor atender às necessidades dos hóspedes, desde chegadas antecipadas até dicas sobre armazenamento de bagagem, otimizando a experiência de check-in de cada hóspede. Essa ferramenta ajuda os hotéis a se manterem atentos às expectativas dos hóspedes em relação à disponibilidade dos quartos e às diárias, enquanto gerenciam com eficiência as avaliações em plataformas como Google, Booking.com e TripAdvisor.

Review Inbox com inteligência artificial

Review Inbox da MARA , as equipes de hotéis podem gerenciar facilmente o feedback dos hóspedes de diversas fontes, como Google, Booking.com e TripAdvisor, tudo em um só lugar. Essa caixa de entrada consolida avaliações sobre experiências como check-in pelo celular, horários de chegada e tarifas flexíveis, permitindo que a equipe responda com rapidez e eficiência. Respostas automáticas para avaliações simples, como classificações de 5 estrelas sem comentários adicionais, mantêm o fluxo de feedback ativo sem sobrecarregar os recursos, garantindo que os hóspedes saibam que suas opiniões são ouvidas.

Review Analytics

O Review Analytics permite que os hotéis obtenham informações mais detalhadas sobre o feedback dos hóspedes, incluindo menções frequentes a pedidos de check-in antecipado, acomodações para cochilos à tarde e dicas sobre como lidar com bagagens ou reservar tipos de quarto. MARA destaca padrões no feedback dos hóspedes, ajudando os hotéis a entender preferências específicas, como serviços de traslado do aeroporto ou horários flexíveis de check-out, para melhor alinhar as políticas às expectativas dos viajantes. Com essas análises, os hotéis podem fazer ajustes baseados em dados, melhorando a conveniência do check-in e aprimorando a experiência geral do hóspede.

Automação de revisão simplificada

Após confiar no seu Assistente de Avaliações com IA, você pode até mesmo automatizar o processo e criar regras de automação. Dessa forma, você pode especificar quais avaliações devem ser respondidas diretamente pela IA, sem necessidade de aprovação adicional. Com a configuração abaixo, todas as avaliações do Google sem texto e com classificação de 4 estrelas ou mais serão respondidas automaticamente.

A IA de resposta mais personalizada

A IA da MARA combina eficiência com um toque personalizado. Através do Brand Voice , a IA se adapta ao tom único de cada hotel, garantindo que as respostas pareçam genuínas. Com Smart Snippets , MARA aprende a responder a solicitações comuns, como dicas sobre comodidades próximas ou informações específicas sobre traslados do aeroporto, oferecendo respostas personalizadas e contextualizadas sempre. Esse sistema de resposta dinâmica ajuda a criar check-ins mais tranquilos, incentiva avaliações positivas e dá à equipe do hotel mais tempo para interagir de forma significativa com os hóspedes.

Este assistente de resposta a avaliações rapidamente se tornou um divisor de águas para mais de 2.000 clientes. Sua capacidade promissora de elevar sua classificação geral, ampliar as taxas de resposta, extrair insights do feedback do cliente e economizar tempo e dinheiro é o motivo de sua crescente popularidade.

Gerenciar avaliações online não precisa ser uma tarefa árdua. Com o software certo, você não só pode simplificar o processo, como também personalizar suas respostas e extrair informações valiosas das avaliações. Então, por que hesitar em experimentar o nosso Assistente de Avaliações com IA, MARA? É totalmente gratuito para teste , não exige cartão de crédito e pode estar totalmente operacional em menos de cinco minutos.

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Considerações finais

Otimizar o processo de check-in do hotel é essencial para aumentar a satisfação dos hóspedes e agilizar as operações. Oferecer opções flexíveis, como check-in antecipado, guarda-volumes e diárias, pode atender viajantes que chegam em horários diferentes, seja após um longo voo ou uma viagem agitada. Garantir que os quartos estejam prontos e atender às solicitações de acesso antecipado pode proporcionar aos hóspedes uma experiência tranquila desde o momento em que chegam ao aeroporto. Oferecer opções como um cochilo rápido ou check-in antecipado como parte de um pacote de reserva é uma boa ideia para ajudar os hóspedes a se sentirem revigorados e acomodados. Em última análise, focar na conveniência e flexibilidade durante o check-in do hotel pode melhorar significativamente a experiência geral do hóspede e fidelizá-lo para futuras estadias.

Este post faz parte da nossa série de conteúdo principal sobre " O Guia Completo de Gestão Hoteleira: Das Operações à Experiência do Hóspede ".