O melhor software de check-in para hotéis: simplifique a experiência do seu hóspede

O setor hoteleiro está em constante evolução, e os hóspedes agora esperam uma experiência de check-in ágil e tecnológica. Filas longas na recepção e formulários de check-in manuais estão sendo substituídos por soluções de check-in sem contato, tecnologia de chaves digitais e cartões de registro eletrônicos. Ao integrar um sistema de gestão hoteleira com um sistema de autoatendimento para check-in, os hotéis podem otimizar as operações, reduzir o contato físico e aumentar a satisfação dos hóspedes.

Neste blog, exploraremos o melhor software de check-in para otimizar a experiência do hóspede, desde o check-in online até totens de autoatendimento e soluções de chaves digitais. Essas ferramentas ajudam os hotéis a gerenciar as próximas chegadas, reduzir o tempo de espera e criar mais oportunidades para oferecer serviços adicionais. Seja por meio de fechaduras inteligentes, códigos QR ou um totem Mews, investir em um sistema de check-in sem contato é fundamental para melhorar a eficiência e a experiência do hóspede.

Principais conclusões

• Soluções de check-in sem contato, como chaves móveis e totens de autoatendimento, aumentam a satisfação dos hóspedes e reduzem os custos operacionais.
• Um sistema de check-in integrado e eficiente com um sistema de gestão de propriedades agiliza reservas e pagamentos.
• As soluções de check-in com integração de IA personalizam a experiência do hóspede, automatizam processos e melhoram a eficiência operacional.

O que é um software de check-in de hotel?

O software de check-in para hotéis é uma solução tecnológica projetada para agilizar o processo de check-in, permitindo que os hóspedes se registrem, acessem seus quartos e efetuem pagamentos com o mínimo de interação presencial. Esse sistema facilita check-ins online, aplicativos móveis e totens de autoatendimento, automatizando tarefas como coleta de dados pessoais, gerenciamento de reservas e processamento de pagamentos. Ao substituir os check-ins manuais por soluções digitais, os hotéis podem reduzir custos operacionais, eliminar longas filas na recepção e aumentar a satisfação dos hóspedes. O setor hoteleiro e de resorts, que inclui o mercado de check-in, foi avaliado em US$ 1,5 trilhão em 2023 .

A evolução da tecnologia de check-in deixou de ser um processo manual tradicional e passou a incluir soluções automatizadas mais avançadas. No início, o check-in em hotéis exigia que os hóspedes preenchessem fichas de cadastro e entregassem chaves físicas. Hoje, as soluções de check-in móvel e sem contato tornaram o processo mais rápido e conveniente, permitindo que os hóspedes façam o check-in remotamente usando seus celulares, acessem seus quartos com fechaduras inteligentes e até mesmo gerenciem pagamentos por meio de seus dispositivos móveis.

Com o avanço dessa tecnologia, o processo de check-in tornou-se mais intuitivo e eficiente, aprimorando a experiência do hóspede desde a chegada até o check-out. Soluções como chaves digitais, códigos QR e aplicativos para download são essenciais nos sistemas hoteleiros modernos, permitindo que os hóspedes evitem filas e contato físico, ao mesmo tempo que acessam todos os serviços necessários. A transição para a automação do check-in via dispositivos móveis não só economiza tempo, como também abre mais oportunidades para os hotéis melhorarem suas operações, reduzirem os pontos de contato físico e oferecerem uma experiência geral melhor aos hóspedes.

Leia: O futuro da tecnologia hoteleira: ferramentas e soluções indispensáveis ​​para hotéis modernos

Que sistemas os hotéis utilizam para o check-in?

Apresentamos aqui os diversos sistemas de check-in utilizados por hotéis, destacando como cada um impacta a experiência do hóspede e a eficiência operacional geral.

a. Processo tradicional de check-in na recepção

O check-in tradicional na recepção ainda é comum, especialmente em hotéis mais tradicionais ou em regiões com menor adoção de tecnologia. Esse processo manual envolve os hóspedes fornecendo seus dados pessoais e recebendo chaves físicas, o que pode resultar em longas filas e atrasos.

Embora alguns hóspedes apreciem a interação pessoal, as ineficiências desse sistema podem gerar frustração, principalmente em períodos de alta temporada, afetando negativamente a satisfação dos hóspedes. Segundo dados do setor, até 30-40% dos hotéis ainda utilizam esse método, dependendo da região e do tipo de hotel.

b. Quiosques de autoatendimento

Os quiosques de autoatendimento estão se tornando uma alternativa popular, com mais de 80% dos viajantes dispostos a se hospedar em um hotel com um sistema de check-in totalmente automatizado. Esses quiosques permitem que os hóspedes façam o check-in rapidamente, escaneando os detalhes da reserva, inserindo as informações de pagamento e imprimindo as chaves do quarto.

Ao reduzir a necessidade de interação presencial, esses quiosques agilizam o processo de check-in e liberam a equipe da recepção para se concentrar em outras tarefas, aumentando a eficiência operacional e melhorando a satisfação dos hóspedes.

c. Check-in móvel e online, soluções sem contato

O check-in móvel e as soluções sem contato estão ganhando popularidade rapidamente, especialmente à medida que os hotéis adotam mais tecnologia para aprimorar a experiência dos hóspedes. No início de 2021, 57% dos hotéis manifestaram interesse em digitalizar seus processos de check-in e check-out.

Ao permitir que os hóspedes façam o check-in por meio de smartphones, esses sistemas proporcionam conveniência e reduzem a necessidade de interação presencial, o que aumenta a satisfação do hóspede e minimiza o contato físico.

Leia: Reservas Diretas para Hotéis: Estratégias para Impulsionar Suas Vendas

Como funciona o check-in móvel em um hotel?

O check-in móvel geralmente envolve os hóspedes fazendo o check-in antes da chegada por meio de um aplicativo específico do hotel. Os hóspedes inserem os detalhes da reserva, fornecem informações pessoais e podem fazer o upload de documentos necessários, como documentos de identidade ou documentação relacionada à COVID-19.

Assim que o processo estiver concluído, eles recebem sua chave digital, que pode ser usada para acessar o quarto, agilizando todo o processo de check-in e aumentando a comodidade dos hóspedes.

Quais são as vantagens do check-in pelo celular?

O check-in móvel oferece inúmeras vantagens, incluindo tempos de check-in mais rápidos, maior conveniência e menor interação presencial. Os hóspedes podem evitar filas longas, concluir o processo de check-in em seus celulares e obter acesso imediato aos seus quartos usando chaves digitais.

Para hotéis, o check-in móvel reduz custos de mão de obra, minimiza erros e aumenta a eficiência operacional, atendendo à preferência dos hóspedes por soluções sem contato.

Quais são as desvantagens do check-in pelo celular?

Embora o check-in móvel ofereça diversas vantagens, também apresenta algumas desvantagens potenciais. Alguns hóspedes podem ter dificuldades para baixar aplicativos ou ter acesso limitado a smartphones, o que pode prejudicar a experiência de check-in.

Além disso, problemas técnicos, como conexões de internet deficientes ou mau funcionamento do aplicativo, podem causar frustrações e atrasos. Ademais, alguns hóspedes ainda podem preferir a interação presencial com a equipe do hotel, algo que o check-in pelo celular não consegue replicar completamente.

d. Verificação biométrica e de identidade digital

A verificação biométrica e de identidade digital está se tornando cada vez mais comum, à medida que os hotéis se esforçam para aprimorar a segurança e oferecer uma experiência de check-in mais ágil. 69% dos hóspedes internacionais estão dispostos a usar a biometria para verificação de identidade, incluindo reconhecimento facial ou impressões digitais.

Este sistema garante que apenas o hóspede correto tenha acesso ao quarto do hotel, melhorando a segurança e reduzindo a necessidade de check-ins e interações presenciais.

e. Concierge virtual com inteligência artificial e check-in automatizado

Os serviços de concierge virtual com inteligência artificial estão se tornando cada vez mais populares na indústria hoteleira. No final de 2023, 11% dos estabelecimentos de hospedagem já utilizavam IA, e um número ainda maior planejava implementá-la nos meses seguintes.

Esses sistemas baseados em IA permitem o check-in automatizado, possibilitando que os hóspedes concluam os procedimentos de check-in e se comuniquem com a equipe do hotel antes mesmo de chegarem, agilizando a experiência do hóspede.

O que procurar em um software de check-in para hotéis?

Aqui estão os recursos essenciais a serem procurados em um software de check-in para garantir uma experiência tranquila e eficiente tanto para os hóspedes quanto para a equipe do hotel.

a. Check-in sem contato e compatibilidade com dispositivos móveis

O check-in sem contato e a compatibilidade com dispositivos móveis são essenciais para aumentar a comodidade dos hóspedes. Oferecer a opção de check-in online permite que os hóspedes concluam o check-in antecipadamente, minimizando a necessidade de interação presencial na recepção. Isso não só economiza tempo, como também proporciona uma experiência de chegada mais ágil, permitindo que os hóspedes evitem filas e sigam diretamente para seus quartos.

b. Integração com sistemas de gestão de propriedades (PMS) e soluções de gestão de relacionamento com o proprietário (ORM)

Um sistema de check-in eficiente deve integrar-se perfeitamente ao Sistema de Gestão Hoteleira (PMS), permitindo atualizações em tempo real dos detalhes do check-in dos hóspedes, atribuição de quartos e informações do cartão de registro do hotel. Além disso, a integração com soluções de Gestão de Reputação Online (ORM) como a plataforma web MARA AI, garante que o feedback e as solicitações sejam tratados com agilidade, melhorando a satisfação dos hóspedes e possibilitando serviços personalizados com base em suas preferências e reservas anteriores.

Leia: Como escolher os melhores sistemas de gestão hoteleira: comparação dos principais softwares de PMS

c. Recursos de segurança, incluindo verificação de identidade

Um software de check-in moderno deve incluir ferramentas robustas de verificação de identidade, como fechaduras inteligentes e leituras biométricas, garantindo que os dados pessoais dos hóspedes estejam protegidos durante todo o processo de check-in. Ao empregar métodos seguros para verificar a identidade dos hóspedes, os hotéis podem reduzir os riscos de segurança e aumentar a satisfação dos hóspedes, oferecendo uma experiência segura e sem contato desde o momento da chegada até o check-out.

d. Processamento de pagamentos e transações online

A integração dos provedores de pagamento ao software de check-in garante uma experiência de pagamento tranquila para os hóspedes, permitindo que eles realizem todas as transações online ou em totens de autoatendimento, o que é essencial para pagamentos sem contato. Esse sistema também possibilita o pagamento antecipado da conta e permite que os hóspedes paguem antecipadamente por upgrades, comodidades ou outros serviços do hotel, reduzindo o atrito na recepção e tornando todo o processo de chegada mais rápido e eficiente.

Leia: Os 7 melhores sistemas de gestão de receitas para hotéis: uma comparação detalhada

e. Personalização para o hóspede e oportunidades de venda adicional

Um dos principais benefícios dos sistemas avançados de check-in é a capacidade de oferecer serviços personalizados, adaptados às preferências de cada hóspede, como upgrades de quarto ou serviços especiais. Esse nível de personalização não só aprimora a experiência do hóspede, como também proporciona aos hotéis mais oportunidades de gerar receita adicional por meio de vendas complementares durante o processo de check-in.

f. Interface amigável tanto para funcionários quanto para hóspedes

Uma interface amigável, tanto para hóspedes quanto para a equipe do hotel, é crucial para garantir que o processo de check-in seja realizado sem problemas. Seja pelo celular, totens de autoatendimento ou na recepção, um sistema intuitivo que guie os hóspedes de forma eficiente pelas etapas de reserva, atribuição de quartos e detalhes de pagamento é essencial. Uma experiência perfeita significa que os hóspedes têm um check-in mais rápido e sem complicações, e a equipe do hotel pode se concentrar em oferecer um serviço excepcional durante toda a estadia.

Quais são os melhores softwares de check-in para hotéis?

Apresentamos aqui algumas das melhores soluções de software para check-in em hotéis, cada uma projetada para agilizar o processo de check-in e aprimorar a experiência do hóspede.

1. Melhor no geral: Mews

A Mews oferece uma solução completa para check-in sem contato e automação de check-in móvel, permitindo que os hóspedes concluam o processo de check-in rapidamente e retirem as chaves do quarto digitalmente. O sistema da recepção integra-se perfeitamente, economizando tempo ao reduzir a necessidade de interações presenciais. Este sistema completo aumenta a satisfação do hóspede e melhora a eficiência operacional.

2. Melhor opção para grandes hotéis: Oracle Opera

O Oracle Opera é perfeito para grandes hotéis, oferecendo um sistema de check-in avançado integrado a soluções de gestão hoteleira (PMS). Ele suporta check-in automático e check-in rápido para grandes volumes de hóspedes, reduzindo as longas filas na recepção. O sistema coleta dados dos hóspedes de forma eficiente, tornando-o ideal para redes hoteleiras que buscam otimizar as operações em várias propriedades.

3. Melhor opção para hotéis boutique: Guestline

A Guestline oferece aos hotéis boutique uma experiência de check-in personalizada por meio de aplicativos móveis e totens de autoatendimento. Os hóspedes podem fazer o check-in e retirar as chaves do quarto com facilidade, sem precisar esperar na recepção. O sistema se integra ao sistema de recepção do hotel, permitindo uma comunicação fluida e um serviço personalizado para uma experiência ainda melhor.

4. Melhor opção para hotéis econômicos: RoomRaccoon

A RoomRaccoon oferece uma solução de check-in acessível e fácil de usar para hotéis econômicos. Com o check-in sem contato via celular, os hóspedes podem acessar seus quartos rapidamente, sem longas esperas. O sistema se integra ao sistema da recepção do hotel, reduzindo a necessidade de funcionários adicionais e melhorando a satisfação geral dos hóspedes.

5. Melhor opção para hotéis de luxo: Salto, Kansas

A Salto KS oferece aos hotéis de luxo verificação biométrica de identidade e integração com fechaduras inteligentes para uma experiência de check-in segura e descomplicada. Os hóspedes podem desfrutar de check-in sem contato e acesso aos seus quartos, enquanto o sistema personaliza a experiência com base em preferências compartilhadas previamente, garantindo uma jornada premium.

6. Melhor para correntes: Kipsu

A Kipsu oferece às redes hoteleiras uma solução de check-in eficiente e escalável com totens de autoatendimento que permitem aos hóspedes fazer o check-in rapidamente. Ao integrar-se ao sistema de recepção do hotel, a Kipsu reduz o tempo de espera e coleta dados valiosos dos hóspedes, otimizando as operações e aprimorando a experiência do hóspede em diversas unidades.

7. Melhor opção para hotéis antenados em tecnologia: ALICE

O ALICE se destaca por sua automação avançada e recursos baseados em IA, perfeitos para hotéis antenados em tecnologia. O sistema automatiza o check-in, a comunicação com os hóspedes e a atribuição de quartos, permitindo um processo rápido e eficiente. Com atualizações em tempo real e integração perfeita, o ALICE melhora tanto a produtividade da equipe quanto a satisfação dos hóspedes.

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Fonte: Software Advice

MARA AI: Integração perfeita com seu software de check-in e check-out

MARA AI oferece integração perfeita com o software de check-in e check-out do seu hotel, aprimorando a experiência geral do hóspede e otimizando suas operações. Embora não gerencie diretamente os processos de check-in e check-out, os recursos de IA da MARA simplificam a Gestão de Reputação Online (ORM) ao responder e analisar avaliações de hóspedes com eficiência. Essa integração garante que você possa manter uma abordagem personalizada e ágil para o feedback dos hóspedes, enquanto seus sistemas de check-in e check-out cuidam das chegadas e partidas. Com a MARA, você pode aprimorar a jornada do hóspede, gerenciar avaliações com mais eficácia e economizar tempo valioso para sua equipe.

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Review Inbox com tecnologia de IA

Um dos principais recursos desta ferramenta é a Review Inbox . Sua caixa de entrada de avaliações torna a resposta às avaliações tão simples quanto clicar em "Gerar resposta" e clicar em "Enviar". A Review Inbox se conecta a diversas fontes de avaliações, incluindo Google, Booking.com e Tripadvisor, oferecendo uma visão panorâmica de todas as suas avaliações. E você pode até configurar a automação de respostas às avaliações: por que não permitir que MARA responda automaticamente a avaliações simples, como avaliações 5 estrelas do Google, sem texto, garantindo que você nunca perca uma avaliação? Notificações diárias sobre novas avaliações mantêm você atualizado e no controle.

Review Analytics intuitiva

Para ajudar você a entender e analisar a infinidade de avaliações, o Assistente de Avaliações também incorpora o Review Analytics . Ele fornece insights práticos e fáceis de entender, adaptados exclusivamente ao seu negócio. Com o MARA, você pode obter rapidamente a essência de todas as suas avaliações sem precisar ler cada uma delas. A análise é tão detalhada que você pode descobrir problemas específicos, como "a água da piscina está muito fria" ou "falta de opção de café da manhã vegano". Esses insights ajudam a otimizar a experiência do hóspede sem exigir que você seja um especialista em dados.

A resposta mais pessoal da IA

A IA da MARA não se resume apenas à eficiência; ela também se refere à personalização. O Brand Voice permite que a IA se adapte ao seu tom, garantindo que suas respostas sejam autenticamente suas. Além disso, com os Smart Snippets , você pode "ensinar" a IA a responder a elogios ou reclamações recorrentes. Sua IA então incorpora essas informações em suas respostas, mas sempre com palavras diferentes, fornecendo respostas mais personalizadas e relevantes.

Este assistente de resposta a avaliações rapidamente se tornou um divisor de águas para mais de 2.000 clientes. Sua capacidade promissora de elevar sua avaliação geral, ampliar as taxas de resposta, coletar insights do feedback dos clientes e economizar tempo e dinheiro é o motivo de sua crescente popularidade.

Gerenciar avaliações online não precisa ser uma tarefa árdua. Com o software adequado, você não só agiliza o processo, como também personaliza suas respostas e extrai insights valiosos das avaliações. Então, por que hesitar em experimentar nossa Assistente de Avaliação de IA, MARA? Ela é totalmente gratuita para testes , não requer cartão de crédito e pode estar totalmente operacional em menos de cinco minutos.

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Considerações finais

O futuro do check-in em hotéis é inegavelmente mobile, com o check-in sem contato e soluções baseadas em inteligência artificial revolucionando a experiência do hóspede. Ao investir em softwares de check-in modernos, os hotéis podem agilizar os processos de check-out, reduzir o tempo de check-in e proporcionar uma experiência perfeita e segura para os hóspedes desde a reserva. A adoção dessas tecnologias aumenta a eficiência operacional, reduz a dependência dos sistemas da recepção e promove uma jornada mais personalizada para o hóspede, tornando-se um investimento essencial para hotéis que buscam se manter competitivos e melhorar a satisfação geral dos hóspedes.

Esta postagem faz parte da nossa série de conteúdo principal sobre “ O futuro da tecnologia hoteleira: ferramentas e soluções essenciais para hotéis modernos ”.