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O setor de hospitalidade está evoluindo, e os hóspedes agora esperam uma experiência de check-in fluida e tecnológica. Longas filas na recepção e formulários de check-in manuais estão sendo substituídos por soluções de check-in sem contato, tecnologia de chaves móveis e cartões de registro digitais. Ao integrar um sistema de gestão de propriedades com um sistema de autoatendimento, os hotéis podem otimizar as operações, reduzir o contato físico e aumentar a satisfação dos hóspedes.
Neste blog, exploraremos os melhores softwares de check-in para otimizar a jornada do hóspede, desde o check-in online até quiosques de autoatendimento e soluções de chaves móveis. Essas ferramentas ajudam os hotéis a gerenciar chegadas futuras, reduzir o tempo de espera e criar mais oportunidades de upselling de serviços. Seja por meio de fechaduras inteligentes, códigos QR ou um quiosque Mews, investir em um sistema de check-in sem contato é fundamental para melhorar a eficiência e a experiência do hóspede.
Principais conclusões
- Soluções de check-in sem contato, como chaves móveis e quiosques, aumentam a satisfação dos hóspedes e reduzem os custos operacionais.
- Um sistema de check-in integrado a um sistema de gerenciamento de propriedades agiliza reservas e pagamentos.
- Soluções de check-in com integração de IA personalizam a experiência do hóspede, automatizam processos e melhoram a eficiência operacional.
O que é um software de check-in de hotel?
O software de check-in de hotéis é uma solução tecnológica projetada para agilizar o processo de check-in, permitindo que os hóspedes se registrem, acessem seus quartos e façam pagamentos com o mínimo de interação presencial. Este sistema facilita check-ins online, aplicativos móveis e quiosques de autoatendimento, automatizando tarefas como coleta de dados pessoais, gerenciamento de reservas e processamento de pagamentos. Ao substituir check-ins manuais por soluções digitais, os hotéis podem reduzir custos operacionais, eliminar longas filas na recepção e aumentar a satisfação dos hóspedes. O setor hoteleiro e de resorts, que inclui o mercado de check-in, foi avaliado em US$ 1,5 trilhão em 2023 .
A evolução da tecnologia de check-in abandonou os métodos manuais tradicionais e adotou soluções mais avançadas e automatizadas. Os primeiros check-ins em hotéis exigiam que os hóspedes preenchessem cartões de registro e fornecessem chaves físicas. Hoje, as soluções de check-in móvel e sem contato tornaram o processo mais rápido e conveniente, permitindo que os hóspedes façam o check-in remotamente usando seus celulares, acessem seus quartos com fechaduras inteligentes e até mesmo gerenciem pagamentos por meio de seus dispositivos móveis.
Com o avanço dessa tecnologia, o processo de check-in se tornou mais intuitivo e eficiente, aprimorando a jornada do hóspede desde a chegada até o check-out. Soluções de chaves móveis, códigos QR e downloads de aplicativos são essenciais para os sistemas hoteleiros modernos, permitindo que os hóspedes evitem longas filas e contato físico enquanto acessam todos os serviços necessários. A mudança para a automação do check-in móvel não só economiza tempo, como também abre mais oportunidades para os hotéis aprimorarem suas operações, reduzirem os pontos de contato físico e proporcionarem uma experiência geral melhor aos hóspedes.
Leia: O futuro da tecnologia hoteleira: ferramentas e soluções essenciais para hotéis modernos
Quais sistemas os hotéis usam para check-in?
Aqui estão os vários sistemas de check-in usados pelos hotéis, destacando como cada um impacta a experiência do hóspede e a eficiência operacional geral.
a. Processo tradicional de check-in na recepção
O check-in tradicional na recepção continua sendo comum, especialmente em hotéis mais tradicionais ou regiões com adoção mais lenta de tecnologia. Esse processo manual envolve os hóspedes fornecendo seus dados pessoais e recebendo as chaves físicas, o que pode resultar em longas filas e atrasos.
Embora alguns hóspedes apreciem a interação pessoal, as ineficiências desse sistema podem gerar frustração, principalmente em horários de pico, afetando negativamente a satisfação dos hóspedes. Segundo dados do setor, até 30% a 40% dos hotéis ainda utilizam esse método, dependendo da região e do tipo de hotel.
b. Quiosques de autoatendimento
Os quiosques de autoatendimento estão se tornando uma alternativa popular, com mais de 80% dos viajantes dispostos a se hospedar em hotéis com sistema de check-in totalmente automatizado. Esses quiosques permitem que os hóspedes façam o check-in rapidamente, digitalizando os detalhes da reserva, inserindo informações de pagamento e imprimindo as chaves do quarto.
Ao reduzir a necessidade de interação presencial, esses quiosques simplificam o processo de check-in e liberam a equipe da recepção para se concentrar em outras tarefas, aumentando a eficiência operacional e melhorando a satisfação dos hóspedes.
c. Check-in móvel e online, soluções sem contato
Soluções de check-in móvel e sem contato estão ganhando popularidade rapidamente, especialmente com a adoção de tecnologias cada vez mais avançadas pelos hotéis para aprimorar a experiência dos hóspedes. No início de 2021, 57% dos hotéis demonstraram interesse em digitalizar seus processos de check-in e check-out.
Ao permitir que os hóspedes façam check-in por meio de smartphones, esses sistemas oferecem conveniência e reduzem a necessidade de interação presencial, o que aumenta a satisfação dos hóspedes e minimiza o contato físico.
Leia: Reservas Diretas para Hotéis: Estratégias para Impulsionar Suas Vendas
Como funciona o check-in móvel em um hotel?
O check-in móvel geralmente envolve os hóspedes fazendo o check-in antes da chegada por meio de um aplicativo dedicado ao hotel. Os hóspedes inserem os detalhes da reserva, fornecem informações pessoais e podem enviar os documentos necessários, como documentos de identidade ou documentação relacionada à COVID-19.
Após a conclusão do processo, eles recebem a chave móvel, que pode ser usada para acessar o quarto, agilizando todo o processo de check-in e aumentando a conveniência dos hóspedes.
Quais são as vantagens do check-in móvel?
O check-in móvel oferece inúmeras vantagens, incluindo check-in mais rápido, maior conveniência e menos interação presencial. Os hóspedes podem evitar longas filas, concluir o processo de check-in em seus celulares e obter acesso imediato aos seus quartos usando chaves móveis.
Para hotéis, o check-in móvel reduz os custos de mão de obra, minimiza erros e aumenta a eficiência operacional, ao mesmo tempo que atende às preferências dos hóspedes por soluções sem contato.
Quais são as desvantagens do check-in móvel?
Embora o check-in móvel ofereça diversas vantagens, também apresenta algumas desvantagens. Alguns hóspedes podem ter dificuldades para baixar aplicativos ou ter acesso limitado a smartphones, o que pode dificultar a experiência de check-in.
Além disso, problemas técnicos, como baixa conectividade com a internet ou mau funcionamento do aplicativo, podem causar frustrações e atrasos. Além disso, alguns hóspedes ainda podem preferir a interação presencial com a equipe do hotel, algo que o check-in móvel não consegue reproduzir integralmente.
d. Verificação biométrica e de identidade digital
A verificação biométrica e de identidade digital está se tornando mais comum à medida que os hotéis se esforçam para aumentar a segurança e oferecer uma experiência de check-in mais tranquila. 69% dos hóspedes internacionais estão abertos a usar biometria para verificação de identidade, incluindo reconhecimento facial ou impressões digitais.
Este sistema garante que somente o hóspede correto tenha acesso ao quarto de hotel, melhorando a segurança e reduzindo a necessidade de check-ins e interações físicas.
e. Concierge virtual com tecnologia de IA e check-in automatizado
Os serviços de concierge virtual com tecnologia de IA estão se tornando cada vez mais populares no setor hoteleiro. No final de 2023, 11% dos estabelecimentos de hospedagem já utilizavam IA, e um número ainda maior planejava implementá-la nos próximos meses.
Esses sistemas controlados por IA permitem o check-in automatizado, permitindo que os hóspedes concluam os procedimentos de check-in e se comuniquem com a equipe do hotel antes mesmo de chegarem, agilizando a jornada do hóspede.
O que procurar em um software de check-in para hotéis?
Aqui estão os recursos essenciais que você deve procurar em um software de check-in para garantir uma experiência tranquila e eficiente para hóspedes e funcionários do hotel.
a. Check-in sem contato e compatibilidade com dispositivos móveis
O check-in sem contato e a compatibilidade com dispositivos móveis são essenciais para aumentar a conveniência dos hóspedes. Oferecer a opção de check-in online permite que os hóspedes concluam o check-in com antecedência, minimizando a necessidade de interação presencial na recepção. Isso não só economiza tempo, como também cria uma experiência de chegada tranquila, permitindo que os hóspedes evitem longas filas e sigam direto para seus quartos.
b. Integração com soluções PMS (Property Management Systems) e ORM
Um sistema de check-in eficiente deve integrar-se perfeitamente ao Sistema de Gestão de Propriedades (PMS), permitindo atualizações em tempo real dos detalhes da conta dos hóspedes, da atribuição de quartos e das informações do cartão de registro do hotel. Além disso, a integração com soluções de Gestão de Reputação Online (ORM), MARA baseada na web, garante que o feedback e as solicitações sejam processados rapidamente, melhorando a satisfação dos hóspedes e permitindo serviços personalizados com base nas preferências dos hóspedes e em reservas anteriores.
c. Recursos de segurança, incluindo verificação de identidade
Os softwares de check-in modernos devem incluir ferramentas robustas de verificação de identidade, como fechaduras inteligentes e leituras biométricas, garantindo a proteção dos dados pessoais dos hóspedes durante todo o processo de check-in. Ao empregar métodos seguros para verificar a identidade dos hóspedes, os hotéis podem reduzir os riscos de segurança e aumentar a satisfação dos hóspedes, oferecendo uma experiência segura e sem contato, desde o momento da chegada até o check-out.
d. Processamento de pagamentos e transações online
A integração dos provedores de pagamento no software de check-in garante uma experiência de pagamento tranquila para os hóspedes, permitindo que eles realizem todas as transações online ou em quiosques de autoatendimento, o que é essencial para cheques sem contato. Esse sistema também permite pagamentos antecipados e permite que os hóspedes paguem antecipadamente por upgrades, comodidades ou outros serviços do hotel, reduzindo o atrito na recepção e tornando todo o processo de chegada mais rápido e eficiente.
Leia: Os 7 melhores sistemas de gestão de receitas de hotéis: uma comparação detalhada
e. Personalização de hóspedes e oportunidades de upselling
Um dos principais benefícios dos sistemas avançados de check-in é a capacidade de oferecer serviços personalizados, adaptados às preferências de cada hóspede, como upgrades de quarto ou serviços especiais. Esse nível de personalização não só aprimora a experiência do hóspede, como também oferece aos hotéis mais oportunidades de gerar receita adicional por meio de upselling durante o processo de check-in.
f. Interface amigável para funcionários e hóspedes
Uma interface amigável tanto para hóspedes quanto para funcionários do hotel é crucial para garantir que o processo de check-in ocorra sem problemas. Seja fazendo o check-in pelo celular, em quiosques de autoatendimento ou na recepção, um sistema intuitivo que oriente os hóspedes de forma eficiente durante a reserva, a atribuição de quartos e os detalhes de pagamento é essencial. Uma experiência integrada significa que os hóspedes recebem um check-in mais rápido e sem complicações, e os funcionários do hotel podem se concentrar mais em fornecer um serviço excepcional durante toda a estadia.
Quais são os melhores softwares de check-in para hotéis?
Aqui estão algumas das principais soluções de software de check-in para hotéis, cada uma projetada para agilizar o processo de check-in e melhorar a experiência do hóspede.
1. Melhor geral: Mews
A Mews oferece uma solução completa para check-in sem contato e automação de check-in móvel, permitindo que os hóspedes concluam rapidamente o processo de check-in e retirem as chaves dos quartos digitalmente. O sistema de recepção se integra perfeitamente, economizando tempo ao reduzir a necessidade de interações presenciais. Este sistema completo aumenta a satisfação dos hóspedes e, ao mesmo tempo, aprimora a eficiência operacional.
2. Melhor para grandes hotéis: Oracle Opera
O Oracle Opera é perfeito para grandes hotéis, oferecendo um sistema de check-in avançado integrado a soluções de PMS. Ele oferece suporte a autoatendimento e check-in rápido para grandes volumes de hóspedes, reduzindo as longas filas na recepção. O sistema coleta dados dos hóspedes com eficiência, tornando-o ideal para redes hoteleiras que buscam otimizar as operações em diversas propriedades.
3. Melhor para hotéis boutique: Guestline
A Guestline oferece aos hotéis boutique uma experiência de check-in personalizada por meio de aplicativos móveis e quiosques de autoatendimento. Os hóspedes podem fazer o check-in e retirar as chaves do quarto facilmente, sem precisar esperar na recepção. O sistema se integra ao sistema de recepção do hotel, permitindo uma comunicação fluida e um atendimento personalizado para uma experiência aprimorada do hóspede.
4. Melhor para hotéis econômicos: RoomRaccoon
O RoomRaccoon oferece uma solução de check-in acessível e fácil de usar para hotéis econômicos. Com o check-in sem contato via celular, os hóspedes podem acessar seus quartos rapidamente sem enfrentar longas esperas. O sistema se integra ao sistema de recepção do hotel, reduzindo a necessidade de funcionários adicionais e melhorando a satisfação geral dos hóspedes.
5. Melhor para hotéis de luxo: Salto KS
A Salto KS oferece a hotéis de luxo verificação biométrica de identidade e integração com fechadura inteligente para uma experiência de check-in segura e tranquila. Os hóspedes podem desfrutar de check-in sem contato e acesso aos seus quartos, enquanto o sistema personaliza a experiência com base nas preferências compartilhadas com antecedência, garantindo uma experiência premium para os hóspedes.
6. Melhor para correntes: Kipsu
A Kipsu oferece às redes hoteleiras uma solução de check-in eficiente e escalável, com quiosques de autoatendimento que permitem que os hóspedes façam o check-in rapidamente. Ao se integrar ao sistema de recepção do hotel, a Kipsu reduz os tempos de espera e coleta dados valiosos dos hóspedes, agilizando as operações e aprimorando a experiência do hóspede em diversos locais.
7. Melhor para hotéis com conhecimento em tecnologia: ALICE
O ALICE se destaca por sua automação avançada e recursos baseados em IA, perfeitos para hotéis com foco em tecnologia. O sistema automatiza o check-in, a comunicação com os hóspedes e a atribuição de quartos, permitindo um processo rápido e eficiente. Com atualizações em tempo real e integração perfeita, o ALICE melhora a produtividade da equipe e a satisfação dos hóspedes.
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Fonte: Software Advice
MARA AI: Integração perfeita com seu software de check-in e check-out
MARA AI oferece integração perfeita com o software de check-in e check-out do seu hotel, aprimorando a experiência geral do hóspede e otimizando suas operações. Embora não gerencie os processos de check-in e check-out diretamente, os recursos de IA do MARA simplificam o Gerenciamento de Reputação Online (ORM), respondendo e analisando as avaliações dos hóspedes com eficiência. Essa integração garante que você possa manter uma abordagem personalizada e oportuna ao feedback dos hóspedes, enquanto seus sistemas de check-in e check-out gerenciam as chegadas e saídas dos hóspedes. Com o MARA, você pode aprimorar a jornada do hóspede, gerenciar as avaliações com mais eficiência e economizar tempo valioso para sua equipe.
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Review Inbox com tecnologia de IA
Um dos principais recursos desta ferramenta é a Review Inbox . Sua caixa de entrada de avaliações torna a resposta às avaliações tão simples quanto clicar em "Gerar resposta" e clicar em "Enviar". A Review Inbox se conecta a diversas fontes de avaliações, incluindo Google, Booking.com e Tripadvisor, oferecendo uma visão panorâmica de todas as suas avaliações. E você pode até configurar a automação de respostas às avaliações: por que não permitir que MARA responda automaticamente a avaliações simples, como avaliações 5 estrelas do Google, sem texto, garantindo que você nunca perca uma avaliação? Notificações diárias sobre novas avaliações mantêm você atualizado e no controle.
Review Analytics intuitiva
Para ajudar você a entender e analisar a infinidade de avaliações, o Assistente de Avaliações também incorpora o Review Analytics . Ele fornece insights práticos e fáceis de entender, adaptados exclusivamente ao seu negócio. Com o MARA, você pode obter rapidamente a essência de todas as suas avaliações sem precisar ler cada uma delas. A análise é tão detalhada que você pode descobrir problemas específicos, como "a água da piscina está muito fria" ou "falta de opção de café da manhã vegano". Esses insights ajudam a otimizar a experiência do hóspede sem exigir que você seja um especialista em dados.
A resposta mais pessoal da IA
A IA da MARA não se resume apenas à eficiência; ela também se refere à personalização. O Brand Voice permite que a IA se adapte ao seu tom, garantindo que suas respostas sejam autenticamente suas. Além disso, com os Smart Snippets , você pode "ensinar" a IA a responder a elogios ou reclamações recorrentes. Sua IA então incorpora essas informações em suas respostas, mas sempre com palavras diferentes, fornecendo respostas mais personalizadas e relevantes.
Este assistente de resposta a avaliações rapidamente se tornou um divisor de águas para mais de 2.000 clientes. Sua capacidade promissora de elevar sua avaliação geral, ampliar as taxas de resposta, coletar insights do feedback dos clientes e economizar tempo e dinheiro é o motivo de sua crescente popularidade.
Gerenciar avaliações online não precisa ser uma tarefa árdua. Com o software adequado, você não só agiliza o processo, como também personaliza suas respostas e extrai insights valiosos das avaliações. Então, por que hesitar em experimentar nossa Assistente de Avaliação de IA, MARA? Ela é totalmente gratuita para testes , não requer cartão de crédito e pode estar totalmente operacional em menos de cinco minutos.
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Considerações finais
O futuro do check-in em hotéis é, sem dúvida, mobile-first, com o check-in sem contato e soluções baseadas em IA revolucionando a experiência do hóspede. Ao investir em softwares de check-in modernos, os hotéis podem agilizar os processos de check-out, reduzir o tempo de check-in e proporcionar uma experiência tranquila e segura aos hóspedes desde a reserva. A adoção dessas tecnologias aumenta a eficiência operacional, reduz a dependência de sistemas de recepção e promove uma jornada mais personalizada para o hóspede, tornando-se um investimento essencial para hotéis que buscam se manter competitivos e melhorar a satisfação geral dos hóspedes.
Esta postagem faz parte da nossa série de conteúdo principal sobre “ O futuro da tecnologia hoteleira: ferramentas e soluções essenciais para hotéis modernos ”.
Perguntas frequentes:
Sim, muitos hotéis oferecem soluções de check-in sem contato, permitindo que os hóspedes façam check-in on-line e ignorem completamente a recepção.
Sim, com o check-in sem contato, os hóspedes podem concluir o processo de check-in por meio de aplicativos móveis ou quiosques, evitando a recepção.
Sim, o check-in sem contato permite que os hóspedes façam check-in remotamente por meio de celulares, reduzindo a necessidade de interação pessoal.
Muitos hotéis modernos oferecem check-in sem contato, com soluções de check-in digital disponíveis por meio de aplicativos ou quiosques.
A automação do check-in móvel simplifica o processo de check-in ao reduzir a interação com a recepção, economizando tempo tanto para os hóspedes quanto para a equipe do hotel.
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